از عارضه یابی کسب و کار چه می‌دانید؟

مشاوره رفع مشکلات کسب و کار

چگونه مشکلات کسب و کار خود را شناسایی و برطرف کنیم؟

عارضه یابی

عارضه یابی سازمانی اغلب به عنوان حساس ترین جزء استقرار یک طرح بهبود سازمان تلقی می گردد.یکی از مهم ترین کارهایی که سازمان های موفق برای ارتقایی اثربخشی خود انجام می دهندعارضه یابی صحیح و به موقع است که این امکان را به مدیران می دهد که همواره از مشکلات و مسایل جاری سازمان خود مطلع باشند و از بحرانی شدن آن جلوگیری نمایند.عارضه یابی سازمانی،فراینده تشریک مساعی بین اعضایی سازمان و مشاوران عارضه یابی سازمانی به منظور جمع آوری اطلاعات مناسب و مربوط در مورد مشکلات اساسی سازمان و دلایل آن،تجزیه و تحلیل اطلاعات جمع آوری شده و نتیجه گیری از تحلیل های به عمل آمده و دسته بندی مشکلات در دو سطح عمومی و تخصصی و ارائه پیشنهاداتی در خصوص جهت گیری های لازم در راستای رفع مشکلات دسته بندی شده می باشد.

هر گونه تلاش برای شناسایی نقاط ضعف و قوت یک سازمان و ارائه راهکارهای ترمیمی و درمانی باید بر مبنای یک چارچوپ و مدل عملکرد سازمانی باشد.یکی از مطرح ترین مدل ها در این خصوص،مدل سازمانی شش جعبه ای وایزبورد می باشد.باتوجه به اینکه طیف گسترده ای از ابزارها برای عارضه یابی سازمانی در دسترس می باشند،مدل وایزبورد به خاطر سادگی وکاربرد آن به طور گسترده استفاده می شود.

مدل وایزبورد در عارضه یابی کسب و کار

این مدل به خوبی شناخته شده است و توسط ماروین وایزبورد طراحی شده است و اغلب برای کمک به عارضه یابی سازمانی و مسایل مربوط به آن،مورد استفاده قرار می گیرد.این مدل ،همانطور از نامش پیداست به اهمیت شش اجزای سازنده سازمانی اشاره می کند که شامل:

1. هدف:که خطوط کسب و کار ما چیست؟
2. ساختار:تقسیم کار ما چگونه است؟
3. روابط:تعارض بین افراد را چگونه مدیریت کنیم؟
4. رهبری:چه کسی شش جعبه را در تعادل نگه می دارد؟
5. مکانیسم های مفید:آیا ما فن آوری های کافی هماهنگ داریم؟
6. پاداش:آیا به اندازه کافی به همه کارهای ضروری پاداش می دهیم؟

با کمک مدل شش بعدی علاوه بر عارضه یابی سازمانی،می توان یک برنامه تجزیه و تحلیل سازمانی را پی ریزی کرد و با شناسایی عارضه های سازمانی به بهبود سلامت سازمانی و کیفیت محیط کار کمک کرد.الگوی شش بعدی وایزبورد به دلیل جامعیت و فراگیری آن و تطابق با سیستم های باز(حضور عنصر خارجی و تاثیر متقابل ان بر سازمان ها)،تاکید بر عنصر رهبری به عنوان مرکز ثقل و عامل اساسی در رشد سازمان ها و در نهایت اشاره توأمان به عناصر نرم افزاری،مغز افزاری و سخت افزاری،مورد تایید و قابل اجرا در سازمان های کشورمان می باشد.وایزبورد در اواسط دهه ۷۰میلادی،الگوی شش جعبه ای خود را به عنوان ابزای آسیب شناسانه ارائه کرد و شش نقطه اصلی که در آن باید کارها به شکل درست انجام شود و ماهیتا با سازمان سازگاری داشته باشد را جهت موفقیت سازمان معرفی کرد.

این مدل همچنیین توازن اهمیت عناصر رسمی و غیر رسمی سازمانی را نشان می دهد.به طور خلاصه مدل وایزبورد بر متغیرهای داخلی سازمان متمرکز است و میان این که سازمان چگونه است و چکونه باشد،سازگاری ایجاد می کند.این مدل از نظر بررسی فرایندها و ابعاد سازمان کاملتر و سطح تشخیص آن در سطح کل سازمان است.هنگامیکه که رهبران زمان کافی برای شناسایی عارضه یابی سازمانی ندارند و یا هنگامی که یک نقشه ی نسبتا ساده ای برای توضیح سریع مورد نیاز است،مدل شش بعدی وایزبوردمفید است.

همچنین این مدل برای کمک به مشتریان در تجسم سازمان به عنوان یک نظام کلی مفید است. با این حال،مدل شش بعدی برای هدایت فرآیند تغییر در درون یک سازمان کافی است،چرا که این مدل دید کاهش را به صورت یک فرایند مداوم اعمال می کندبرای انجام عارضه یابی سازمانی،داشتن درک اساسی از آنچه عارضه یابی معنی می دهد و اینکه چرا باید انجام شود ضروری است.با توجه به گفته های وایزبورد شناسایی و حل مشکل باید به طور سیستماتیک توسط افراد مشابه انجام شود،زیرا که آنها از وضعیت خود آگاه می شوند و پس از آن به دنبال بهبود برمی آیند.یک گام در این فرآیند عارضه یابی است.

جمع بندی

با این تعریف،عارضه یابی راهی است برای بررسی یک سازمان به منظور تعیین شکاف موجود و یا واریانس(اختلاف) بین چیست و چه باید،می باشد.علاوه بر این شکاف(فاصله)و یا واریانس مشخص می شوند و سپس در رابطه با اجرای برنامه ها در صورت نیاز،به اولویت بندی اصلاح واریانس ها پرداخته می شود.عارضه یابی به فعالان توسعه سازمان و اعضای سازمان مشتری کمک میکند تا مسائل سازمانی که باید روی آنها متمرکز شوند را تعین کنند. هم چنین نحوه گردآوری و تحلیل داده ها را تعیین کرده و نشان میدهد که چگونه برای پیشبرد گامهای عملیاتی حاصل از عارضه یابی با یکدیگر همکاری کنند .در یک سازمان ممکن است اعضای آن رفتارهایی را انجام دهند که با اهداف آن سازمان در تعارض باشد.

این رفتارها مشکل نیستند بلکه نشانه اند. نشانه هایی که در یک سیستم سازمانی به واسطه وجود برخی از ناهنجاریها آشکار میشوند.با استفاده از مدل شش بعدی مشکلات سازمان شناسایی شده و کیفیت آن بهبود می یابد. تعالی سازمان ها، به میزان توانمندی آن ها در دستیابی به نتایج و اهداف سازمان که در راستای نیازهای ذی نفعان، از قبل تعریف و برنامه ریزی شده است و تلاشی که در جهت حفظ، تداوم و بهبود آن نتایج به عمل می آورند، بستگی دارد. تعالی سازمانی یک برداشت نظری و تئوریکی نیست، بلکه بدست آوردن و ارائه نتایج ملموس و قابل مشاهده ای است که مبتی بر شواهد بوده، پایداری و دوام داشته باشد. این ابزار عملیاتی قوی می تواند برای مقاصد مختلفی توسط سازمان ها بکار گرفته شود.

ابزارهایی برای خود ارزیابی و سنجش این که در مسیر تعالی در کجا قرار گرفته اند، فاصله های موجود را بشناسند و راه حل های مناسب را بکار گیرند. جلوگیری از دوباره کاری هاو هماهنگ کردن برنامه های بهبود در یک چارچوب تعریف شده به عنوان یک ساختار جامع برای سیستم مدیریت سازمان مسلماً استفاده از این چارچوب داخل سازمان ها نیازمند یک مدیریت و برنامه ریزی دقیق و هماهنگی های دورن سازمانی ازجهات مختلف است.

استفاده از هر سیستم نوین مدیریتی نیازمند برنامه ریزی و تعریف فعالیتهای مختلف مرحله به مرحله ای است که دستیابی به اهداف مورد نظر را تسهیل کند. نگاهی به فعالیت های لازم جهت استفاده از مدل های سازمانی و استقرار این سیستم در سازمان ها، ایجاد عزمی همگانی برای گسترش این مفهوم در کل سازمان، برنامه ریزی انجام خود ارزیابی، هماهنگی حوزه ها مختلف سازمان در جهت یکپارچگی فعالیت ها در استقرار مدل، تدوین اظهار نامه برای شرکت در فرآیند جایزه ملی بهره وری و تعالی سازمانی که خود فعالیت های بسیار گسترده ای را در سازمان ایجاد می کند، ارتباط با دبیرخانه ملی بهره وری و تعالی سازمانی و ایجاد زمینه های لازم برای تبادل تجربیات موفق بین سازمان ها و شناخت الگوها و شرکت های برتر برای بهینه کاوی و نقش مدیران تعالی سازمانی را در مدیریت این فعالیت ها و فرآیندها برجسته میکند.

عارضه یابی یا آسیب شناسی سازمانی از جمله روش های مداخله در مبحث توسعه سازمانی به شمار می رود و شکل گسترده ای از فعالیت برای کشف حقیقت و پیش نیازی برای تلاش های سازمانی محسوب می شود.از آنجائیکه هدف عارضه یابی سازمانی تعامل با سیستم های جامع و بزرگ همچون شرکت ها می باشد،بنا بر این حیطه وسیع تری از توسعه سازمانی را شامل می شود و به همین دلیل از نظر اصولی به نوبه خود یک مداخله است.این روش به عنوان عامل مهم در توسعه و بهسازی سازمانی برای اقدام درست، مناسب و کمک به حذف نقطه کور مدیریتی طراحی شده است.